Iedere organisatie maakt wel eens een crisis mee. Een slechte recensie, negatieve publiciteit of simpelweg een minder goed jaar gedraaid. Hoe incasseer je en hoe gebruik je het negatieve sentiment in je antwoordstrategie? In tijden van crisis is het cruciaal om op de hoogte te zijn en te blijven van het sentiment dat er speelt en de ontwikkelingen te volgen. De inzet van media monitoring helpt daarbij. Het stelt je in staat om te volgen wat er over jouw organisatie gezegd wordt en daarop te anticiperen, én te verbeteren.
Mediakanalen spelen een grote rol bij het verspreiden van nieuws en informatie. Ook over jouw organisatie. Dit kan positief en negatief zijn. Is het negatief? Dan wil je snel inzicht krijgen in de berichtgeving over jouw organisatie en het sentiment. Wat is de inhoud van de berichtgeving? En wat zijn de argumenten van tegenstanders? Om die inzichten te verkrijgen pas je media monitoring toe. Media monitoring biedt je de volgende mogelijkheden in tijden van crisis:
- Realtime informatie verzamelen
Slecht nieuws gaat sneller rond en daarom moet je snel en adequaat reageren om de (reputatie)schade te beperken. Om te kunnen reageren is het eerst van belang om in kaart te brengen wat er speelt. Mediamonitoring maakt het mogelijk om het hele medialandschap in kaart te brengen en real-time informatie te verzamelen uit verschillende bronnen, waaronder nieuwswebsites, socialmediakanalen, blogs en forums. Door online conversaties en berichtgeving in de media te volgen, kun je als organisatie ieder negatief sentiment of desinformatie over de organisatie identificeren. Deze uitgebreide monitoring zorgt voor een beter begrip van de crisis en voor de meest nauwkeurige en actuele informatie die er beschikbaar is. Daarnaast helpt media monitoring bij het identificeren van opkomende trends en potentiële risico’s, waardoor proactieve antwoordstrategieën ook mogelijk zijn.
- Crisiscommunicatie
Effectieve crisiscommunicatie is vervolgens essentieel om het vertrouwen van het publiek in de organisatie te behouden en ook het publiek goed te informeren. Op basis van de verkregen inzichten uit de media monitoring bij stap 1 bepaal je je antwoordstrategie. Reageer op slechte recensies, corrigeer verkeerde informatie die circuleert of verantwoord bepaalde keuzes op socialmediakanalen of via nieuwswebsites. Ook kun je via media monitoring invloedrijke belanghebbenden of opinieleiders identificeren, zodat je rechtstreeks met hen in contact kunt komen. De reacties op de crisis kun je vervolgens ombuigen tot iets positiefs.
- Antwoordstrategie evalueren
Om te zien of jouw antwoordstrategie effectief is, volg je via media monitoring hoe de communicatie-uitingen worden ontvangen en geïnterpreteerd door de media en het publiek. Je blijft dus de berichtgeving in de media, de discussies op social media en het online sentiment monitoren en kijkt of het sentiment verandert. Deze effectiviteit evalueer je en indien nodig pas je je antwoordstrategie daarop aan.
- Een crisis voorkomen
Om een crisis in de toekomst te voorkomen of de impact van een crisis te verminderen, fungeert media monitoring ook als een goed waarschuwingssysteem. Door relevante trefwoorden, trends en discussies op sociale media te volgen, kun je potentiële crises identificeren voordat ze escaleren. De tool kan waarschuwingen en meldingen geven over specifieke gebeurtenissen of onderwerpen, zodat je preventief actie kan ondernemen. Zo pas je met media monitoring ook proactief crisismanagement toe.
Kortom, media monitoring is een handig hulpmiddel om reputatieschade tijdens een crisis te beperken of zelfs een crisis te voorkomen. Het stelt je in staat om berichtgeving in de media te volgen en op basis daarvan inzichten te verkrijgen over het sentiment dat er heerst. Met deze inzichten kun je een effectieve antwoordstrategie bepalen en monitoren of jouw antwoordstrategie werkt.
Met deze stappen weet je hoe je moet inspelen op een crisis. Wil je meer weten? Neem dan gerust contact met ons op.
