Als er één organisatie is waar altijd iets te beleven valt, dan is het wel Koninklijke Jaarbeurs. Van beurzen en congressen tot evenementen en awardshows: de Utrechtse evenementenlocatie is het toneel van talloze ontmoetingen. Maar hoe houd je als communicatieafdeling grip op alles wat daarover gezegd wordt in de media? En hoe zorg je dat je snel kunt bijsturen als dat nodig is? Mediamonitoring speelt hierin een cruciale rol.
Meer dan alleen beurzen
Elsje van Vuuren, sinds 2,5 jaar PR- en communicatieadviseur bij Koninklijke Jaarbeurs, kent de dynamiek van de organisatie als geen ander. “Saai is mijn werk nooit, het is elke dag anders,” vertelt ze. “Zeg je ‘Jaarbeurs’, dan denken de meeste mensen aan beurzen. Dat klopt, maar Jaarbeurs biedt nog veel meer. Wij zijn dé plek voor het bijwonen én organiseren van bijzondere ontmoetingen – van vergaderingen tot internationale congressen.”
Met 29 eigen (vak)beurzen per jaar en gastevenementen uit binnen- en buitenland, richt het communicatieteam zich telkens op andere doelgroepen. “Elke keer duiken we in de leefwereld van onze bezoekers en spelen we in op actuele nieuwshaakjes.”
Gericht monitoren voor maximale impact
In het begin liet Jaarbeurs álles monitoren, vertelt Van Vuuren. “Maar alles was ook écht alles: zelfs berichten over een file bij de Jaarbeurs kwamen in het overzicht.” Inmiddels is de monitoringstrategie aangescherpt en ligt de focus op corporate nieuws en media-aandacht rond de eigen beurzen.
Met succes: “Het bespaart ontzettend veel zoekwerk: met alerts zien we direct waar we genoemd worden. Zo kan het communicatieteam snel inspelen op wat er online en in de media verschijnt over Jaarbeurs. We missen geen belangrijk nieuws en zijn altijd op tijd met onze eigen communicatie.”
Mediamonitoring helpt ook bij het evalueren van PR-inspanningen. “We kunnen beter meten wat onze media-inspanningen opleveren en bijsturen waar nodig. Per beurs kunnen we analyseren wat werkt en wat niet.”
Snel schakelen in crisissituaties
Naast inzicht en evaluatie biedt monitoring ook rust in roerige tijden. “Crisismanagement is bij elke beurs superbelangrijk, of het nu onze eigen beurs is of een gastevenement. Want een beurs in de Jaarbeurs ervaart men toch snel als ónze beurs. Door direct zicht te hebben op eventuele negatieve berichten kunnen we snel reageren en problemen voorkomen.”
De keerzijde: soms is het zoeken naar het hele plaatje
Hoewel de voordelen groot zijn, is mediamonitoring niet zonder uitdagingen. Zo merkt Van Vuuren op dat niet alle relevante berichten automatisch in het overzicht belanden. “Als de Vakantiebeurs in de media komt zonder dat het woord ‘Jaarbeurs’ wordt genoemd, telt het officieel niet mee. Je zou dat zoekwoord kunnen toevoegen, maar dan worden de kosten natuurlijk hoger.”
Daarnaast zou het fijn zijn om ook buiten kantoortijden te kunnen sparren. “Staat er ’s avonds laat een bericht online waarop we moeten reageren, dan willen we graag even met iemand overleggen voordat we een besluit nemen.”
Samenwerking op basis van vertrouwen
Over de samenwerking met Media Info Groep is Van Vuuren duidelijk: “Media Info Groep is een gerenommeerde organisatie. Dat merk je aan de manier waarop het juridische aspect wordt geregeld. Aan auteursrechten hoeven wij nooit te denken: alles gebeurt correct en daar vertrouwen wij volledig op. Ook de onderlinge communicatie verloopt heel goed.”
Conclusie
Voor Koninklijke Jaarbeurs is mediamonitoring een onmisbaar instrument geworden in hun communicatiestrategie. Door gerichter te monitoren, houden zij de regie over hun reputatie, kunnen ze de effectiviteit van hun communicatiecampagnes meten én snel handelen bij incidenten. Ondanks enkele uitdagingen, blijkt het rendement hoog – niet alleen in tijdswinst, maar vooral in strategisch inzicht en controle.
Ook voor jouw organisatie?
Wil je weten wat mediamonitoring voor jouw bedrijf of organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op!
Meer lezen? Eerder werd Elsje geïnterviewd door Marketing Report. Lees het hier: Elsje van Vuuren: Duikend in de wereld van de doelgroep van de Jaarbeurs – Marketing Report
